Khung năng lực là gì? Các bước xây dựng và đánh giá năng lực

Khung năng lực là một công cụ có tính ứng dụng thức tiễn cao được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp và các tập đoàn lớn. Nó chủ yếu tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình quản lý nhân sự, bao gồm việc quản lý, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

Tìm hiểu về khung năng lực

Khung năng lực (Competency Framework) là một thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực quản trị. Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, trước tiên bạn cần phải hiểu rõ năng lực là gì ngay dưới đây.

Năng lực là gì?

Định nghĩa về năng lực đã được nghiên cứu và áp dụng trong quản lý nhân sự cả trong khu vực nhà nước và tư nhân ở nhiều quốc gia. Theo Cục Quản lý Nhân sự của Hoa Kỳ (Office of Personnel Management), năng lực được định nghĩa là các đặc điểm có thể đo lường được, bao gồm kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ công việc.

Dưới đây là 3 yếu cấu thành nên năng lực, cụ thể:

• Kiến thức - Knowledge: Đây là việc mô tả thông tin, quy tắc trong lĩnh vực được thu thập từ học tập và nghiên cứu, tích lũy từ kinh nghiệm thực tiễn, cũng như từ các nguồn tài liệu.

• Kỹ năng - Skill: Đây là những khả năng của cá nhân trong một hoặc nhiều lĩnh vực, được sử dụng để xử lý các tình huống hoặc nhiệm vụ thực tế.

• Thái độ - Attitude: Là cách cá nhân đánh giá công việc, nhiệm vụ, đồng nghiệp và cộng đồng. Thái độ ảnh hưởng đến hành vi, tác phong và trách nhiệm của nhân viên.

1.2 Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là một tập hợp mô tả sự kết hợp của kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm mà một cá nhân cần để thực hiện công việc hiệu quả. Thông thường, cấu trúc của khung năng lực bao gồm 3 nhóm năng lực chính như sau:

• Nhóm năng lực chung/cốt lõi: Bao gồm những năng lực cần thiết cho mọi vị trí, thường được xác định dựa trên chiến lược và giá trị cốt lõi của tổ chức.

• Nhóm năng lực khối/chuyên môn: Bao gồm kiến thức và kỹ năng trong một lĩnh vực chuyên môn cụ thể nhằm để thực hiện công việc. Đây là những năng lực mang tính đặc thù cho từng vị trí hoặc bộ phận công việc.

• Nhóm năng lực quản lý/lãnh đạo: Bao gồm các yêu cầu cho các công việc mang tính chất quản lý như hoạch định, tổ chức, phân phối nguồn lực (ngân sách, nhân sự...) và thực hiện kiểm tra, giám sát, đánh giá công việc.

Ứng dụng của khung năng lực đối với doanh nghiệp

2.1 Cơ sở cho công tác tuyển dụng

Khung cấu trúc năng lực thường được áp dụng làm cơ sở cho quá trình tuyển dụng của một công ty. Khác với các tiêu chí thông thường, nó giúp nhà tuyển dụng xác định rõ năng lực cụ thể của ứng viên cho từng vị trí trong tổ chức. Điều này giúp họ lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất cho từng vị trí trong công ty.

2.2 Cơ sở trả lương và quản lý hiệu suất nhân viên

Hơn nữa, đây là cơ sở để các nhà quản lý đánh giá hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty. Dựa trên các tiêu chuẩn đã thiết lập, nhà quản trị có thể xác định năng lực của nhân viên đã thay đổi thông qua quá trình đào tạo.

Trong việc quản lý hệ thống lương, việc đưa ra quyết định về mức lương của một nhân viên trong bảng lương sẽ dễ dàng và rõ ràng hơn. Doanh nghiệp chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng và yêu cầu về năng lực.

2.2 Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và thiết lập chiến lược nhân sự

Khung năng lực là cơ sở trong việc xác định nhu cầu đào tạo và nội dung chương trình phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Khi triển khai khung năng lực, doanh nghiệp cần phải xác định các yêu cầu về loại năng lực và cấp độ cho từng vị trí hiện tại hoặc vị trí cần phát triển, đồng thời thực hiện đánh giá năng lực cho cả cán bộ quản lý và nhân viên.

Với hai bộ dữ liệu này, việc xác định người cần được đào tạo về năng lực nào và ở mức độ nào trở nên dễ dàng hơn khi so sánh giữa mức độ đáp ứng và yêu cầu về năng lực. Bằng cách áp dụng khung năng lực, các doanh nghiệp có thể tập trung vào những kỹ năng, kiến thức và đặc điểm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc. Điều này giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực đầu tư vào đào tạo và phát triển một cách hiệu quả.

Các bước xây dựng khung năng lực

Bước 1: Xác định mục đích

Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu một cách rõ ràng. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một khung cấu trúc năng lực phù hợp và chính xác nhất.

Bước 2: Chuẩn hóa cơ cấu tổ chức

Để quá trình xây dựng khung năng lực diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả, nhà quản lý cần tiến hành chuẩn hóa cơ cấu tổ chức, hệ thống chức danh, chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí công việc. Dưới đây là các công việc cụ thể mà các nhà quản lý cần thực hiện để tiêu chuẩn hóa doanh nghiệp:

• Thiết kế vị trí công việc mang tính khách quan và không dựa vào năng lực của người đang giữ vị trí đó.

• Đặt ra một tên chung cho các công việc có cùng yêu cầu đầu ra.

• Xác định rõ các yêu cầu đầu ra và năng lực cần thiết cho từng chức danh.

Bước 3: Lập khung năng lực chung

Sau khi đã xác định mục tiêu rõ ràng và chuẩn hóa các chức năng trong tổ chức, bước quan trọng tiếp theo là phát triển khung cấu trúc năng lực chung. Doanh nghiệp có thể áp dụng 2 phương pháp sau để xây dựng mô hình khung năng lực cho tổ chức của mình:

• Dựa vào quy trình quản lý nhân sự để xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp.

• Chọn các mẫu miễn phí có sẵn trên internet, nhưng hãy đảm bảo nó phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Bước 4: Xác định năng lực ở từng vị trí

Đây là cơ sở cho việc quản lý nhân sự có hiệu quả hay không. Vì thế, doanh nghiệp cần phải xác định rõ năng lực và nhiệm vụ cho mỗi vị trí để có thể phân bổ nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc trong tổ chức. Khi các yếu tố này đã được xác định, việc thực hiện đánh giá nhân sự thông qua việc áp dụng mô hình khung cấu trúc năng lực sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Bước 5: Quản lý và đánh giá

Bước cuối cùng là cho bộ phận quản lý thực hiện đánh giá sử dụng các công cụ đánh giá năng lực của từng nhân viên. Quá trình này được kết hợp với phương pháp đào tạo và phát triển phù hợp với từng năng lực.

Dựa trên kết quả đánh giá, nhà quản lý có thể xây dựng chương trình phát triển năng lực cụ thể cho mỗi nhân viên trong doanh nghiệp.

Những khó khăn thường gặp khi xây dựng khung năng lực

Để tạo ra một khung cấu trúc năng lực phù hợp cho doanh nghiệp của mình, người quản lý cần phải có kiến thức chuyên môn cao về quản lý và đào tạo nhân sự. Do đó, đôi khi các doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn trong quá trình xây dựng khung năng lực, chẳng hạn như:

• Hướng đi và mục tiêu phát triển chưa được định rõ

• Cung cấp các khả năng quá khác biệt so với mức độ thực tế của doanh nghiệp.

• Kiến thức và kỹ năng của các quản lý không đủ sâu.

• Tham khảo các phương pháp từ các doanh nghiệp khác nhưng không điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Để xây dựng một khung năng lực hiệu quả và phù hợp cho tổ chức của bạn, bạn có thể tìm tới các đơn vị tự vấn hàng đầu trên thị trường trong việc xây dựng khung năng lực phái kể đến như: Công ty PMS, Công ty OCD, BrainMark,...

Nếu ngân sách doanh nghiệp eo hẹp, các bạn có thể tham khảo một số khóa học xây dựng khung đánh giá năng lực ngắn hạn được đào tạo bởi nhiều chuyên gia giảng viên nhiều năm kinh nghiệm. Đây là sẽ là phương pháp hữu ích cho các doanh nghiệp hiện nay.